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Organizzare e gestire una riunione importante o una conferenza con un vasto pubblico

Il problema

  • La conferenza avrà una forte visibilità all'interno della mia organizzazione.
  • C'è molta pressione perché l'evento prosegua senza intoppi, specialmente perché parteciperanno diversi C-Level.
  • Non abbiamo un team interno in grado di gestire un evento di questo genere e abbiamo la necessità di focalizzarci sul messaggio e sui contenuti della riunione.
  • Ci saranno partecipanti internazionali che potrebbero avere la necessità di assistenza locale.
  • Vorremmo che i partecipanti si concentrassero sui contenuti della riunione.
  • Il nostro dipartimento IT è preoccupato per il sovraccarico della larghezza di banda.

La soluzione

  • Un servizio di concierge dedicato con comprovata esperienza nel fornire eventi virtuali per comunicazioni importanti, organizziamo circa 100 eventi al giorno in tutto il mondo. La portata e la tipologia dell'evento è determinata dai tuoi obiettivi prefissati e da ciò che ritieni più importante per il successo dell'evento.
  • Che si tratti di un evento audio (gestito dai nostri operatori), un webinar o una conferenza video, i project manager Arkadin esamineranno nel dettaglio tutti gli aspetti logistici dell'evento, ciò include la scelta di una piattaforma appropriata tra uno dei nostri partner tecnologici leader del mercato, il supporto in sede di specialisti del video ed ingegneri del suono, il supporto del nostro servizio clienti e la possibilità di personalizzazione dell'evento. E' inoltre possibile organizzare una prova per verificare ogni aspetto tecnico e le possibili complessità dell'evento, oppure organizzare una sessione di formazione con i presentatori per spiegargli gli aspetti tecnologici e il comportamento da adottare durante la conferenza. Il team Arkadin si occuperà di organizzare l'evento il giorno stesso per assicurarti che tutto funzioni al meglio.  
  • Il coinvolgimento dei partecipanti può essere aumentato tramite questionari e sondaggi. In base alla tipologia di evento, i partecipanti possono essere coinvolti per comunicare idee proprie o condividere contenuti. Arkadin è inolte in grado di offrire una sessione Q&A con moderatore tramite audio o chat online.
  • Accesso internazionale online o tramite numeri di telefono geografici, con supporto in lingua locale per i partecipanti.
  • Implementazione del network tramite tecnologie abilitanti tra cui peer-to-peer, unicasting e multicasting.

I benefici

  • Arkadin ti solleva dall stress della gestione dell'evento. Concentrati solamente sui contenuti, noi pensiamo alla logistica.
  • Puoi contare su di un servizio professionale facilmente accessibile a tutti i tuoi partecipanti
  • Misura il successo dell'evento grazie ai report post evento. Le informazioni possono includere la lista dei partecipanti in base alle opzioni scelte, i dati sul coinvolgimento e sull'interazione e i risultati dei sondaggi e dei questionari.
  • Condividi l'evento con le persone che non vi hanno potuto partecipare grazie alle funzionalità opzionali di registrazione ed ai servizi on demand.

Azione

Se scoprire come Arkadin può aiutarti a trovare la migliore soluzione in base alle tue esigenze, non esitare a contattarci.

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Case Study

“Il nostro obiettivo originale,” ricorda Mr Wataru Mitsumori IT Manager di Nestlé Japan, “Era quello di consentire ai nostri dirigenti globali in visita in Giappone, di comunicare i propri messaggi di persona ai manager operanti in tutto il paese. Dovevamo trovare un metodo efficace per ridurre i costi di una tale spesa senza però sacrificare la natura della comunicazione in real time”. Per rendere il progetto di conferenza remota ancor più efficace, Mr Mitsumori ha deciso di organizzare una dimostrazione in sede precedente alla sessione ufficiale. Il team Eventi Arkadin ha studiato la location, controllato l'acustica e provato attentamente la qualità del suono e del video per garantire che venissero soddisfatte le esigenze del cliente. Arkadin ha scelto di utilizzare le funzionalità audio di ArkadinAnytime e quelle di Cisco WebEx poiché in grado di offrire un'applicazione iPad per presentazioni di qualità e funzionalità di condivisione, nonché la videoconferenza di cui Nestlé Japan aveva bisogno.

Il supporto fornito da Arkadin è stato impeccabile e ciò è stato realmente apprezzato. Sono stati in grado di capire le nostre esigenze e proporci la soluzione più adeguata. Sin dall'inizio sono stati chiari sulla soluzione e ci hanno detto ciò che avremmo potuto o non potuto fare con il budget che avevamo a disposizione. I relatori della sessione Q&A avrebbero parlato in inglese e il team Arkadin è stato molto disponibile nell'aiutarci a capire come gestire i nostri interpreti. I partecipanti remoti che parlavano solamente giapponese hanno potuto recepire il messaggio nel migliore dei modi, e l'audio è stato di qualità eccezionale.
Wataru Mitsumori, IT Support, Nestlé Japan Ltd